La digitalización de documentos debe entenderse desde diferentes puntos de vista y aplicar también una política adaptada a nuestras necesidades. Todos los documentos son susceptibles de digitalizar, pero cada documento debe procesarse al nivel que requiera la información que contenga y el valor que nos aporte la misma en nuestras tareas diarias.
Los objetivos, cuando se comienza un proyecto de digitalización, son muy diversos, pero entre los principales se encuentran:
– Reducir espacio.
– Conservar la memoria histórica de la organización.
– Disminuir o eliminar el uso del papel.
– Aumentar la seguridad de acceso a la información.
– Compartir información.
– Cumplir con la LOPD.
Para eSeDeA, digitalizar no sólo es transformar los documentos de papel a formato electrónico, también es extraer la información de los mismos para que nos aporte un valor añadido, que además aumente la seguridad y permita la conservación de nuestra información.
Debemos tener en cuenta varios aspectos a la hora de valorar qué documentos digitalizar y a qué niveles de clasificación, en eSeDeA realizamos un estudio previo de las necesidades de nuestros clientes, para conocer sus procesos y aplicar nuevas formas de trabajo que aumenten la productividad y minimicen los costes.
Como conclusión, hay que pensar que la digitalización puede ser un proceso que nos ayude a mejorar nuestro trabajo diario, pero también una garantía de seguridad, que nos permite aumentar el control de acceso a los documentos y a su vez conservarlos ante cualquier imprevisto (incendios, inundaciones…).
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