Businessman Filing Information

La misión básica de un sistema de gestión documental es proporcionarnos un acceso rápido y ordenado a nuestros documentos y a la información en ellos contenida. Lógicamente, este acceso rápido y ordenado será tanto más rápido en cuanto los documentos se encuentren organizados, etiquetados y catalogados de la mejor forma posible, sin que esto conlleve, por el contrario, una inversión desorbitada.

Cada organización (cada empresa, cada profesional) debe encontrar e implantar el sistema documental que más se adecue a sus necesidades. Podemos encontrar en el mercado multitud de soluciones: desde grandes sistemas de gestión documental integrados en los ERP más populares, pasando por aplicaciones a medida, o sistemas open-source (en teoría gratis, pero que requieren un importante esfuerzo de adaptación).

Cada uno de estos sistemas tiene sus ventajas e inconvenientes. Los grandes sistemas de gestión documental basados en potentes gestores de datos como Oracle proporcionan unas importantes capacidades de almacenamiento, búsqueda y seguridad; un desarrollo a medida (llevado a cabo por profesionales de la propia empresa, o por empresas de software externa) lleva aparejada unas capacidades de adaptación a las necesidades propias de la empresa inigualables; un sistema open-source tiene como ventaja que la inversión monetaria para la implantación es casi nula, etc.

En todo caso, cada empresa debe encontrar aquel sistema que se adapte tanto a sus necesidades como a sus capacidades económicas. No debemos pensar que el paso de lo analógico (el papel) a lo digital (el documento electrónico) debe suponer por fuerza una esfuerzo económico inalcanzable. Lo más importante es identificar aquellos procesos susceptibles de ser automatizados (que suelen ser aquellas tareas repetitivas, que no aportan valor a la empresa), saber reconocer las necesidades de información (qué se consulta con más frecuencia, qué cuesta más de encontrar, qué es consulado por mas gente), establecer el flujo de información dentro de la empresa, permitiendo identificar aquellas operaciones (tecleado y almacenaje de facturas de proveedores, búsqueda repetitiva en archivos, impresiones y fotocopias innecesarias, duplicado de documentos electrónicos en varios repositorios, etc.) susceptibles de mejora.

Por tanto los puntos fuertes de un sistema de gestión documental aplicado a la empresa deben ser: identificación de las necesidades, automatización de procesos, digitalización de la información, facilidad de recuperación, securalización de la información (copias de seguridad automáticas, control de acceso). Luego el propio uso nos podrá llevar de una solución a otra, de sistemas más particulares (por ejemplo, para empezar, con una nomenclatura adecuada, un conjunto de ficheros PDF pueden perfectamente ser catalogados y consultados de forma eficiente simplemente haciendo uso del buscador de Windows) a sistemas más complejos, pasando por las herramientas de almacenamiento online (que permitan la consulta desde cualquier lugar), etc.

Desde Servicios Documetales Avanzados ofrecemos todos aquellos servicios auxiliares necesarios (digitalización masiva, extracción de la información, asesoría documental, custodia física y electrónica, etc.) para ayudarle en la implantación de su política de gestión documental y permitirle, por tanto, alcanzar los importantes beneficios (=ahorro) que esta implantación supone en el uso y tratamiento de documentos y datos en la empresa.

 

 


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