Como la hormiga que guarda sus reservas para el invierno, las empresas deben guardar sus documentos para recuperarlos en el futuro, atendiendo a sus necesidades de conservar documentos por motivos legales o por mantener su cultura corporativa.
Los documentos, y la información que contienen, deben estar disponibles en cualquier momento, de una manera ágil y a un coste reducido, si queremos conseguir esto dentro de nuestra empresa debemos pensar en digitalizar y escanear.
Digitalizar sería el proceso de convertir los documentos en formato papel a formato electrónico, mediante equipos de captura (escáneres) que permiten guardarlos en nuestro ordenador, mientras que escanear sería el proceso de extraer la información relevante de esos documentos para dar valor añadido a esa digitalización y generar conocimientos y contenidos.
Nuestra mentalidad debe cambiar, generar documentos y documentos no sirve para nada si no generamos información que nos permita tomar mejores decisiones y más rápidamente, el objetivo del proyecto debe centrarse en generar conocimiento.
Los primeros resultados se empiezan a ver a medio y largo plazo, pero sin duda dará a la organización un valor añadido que generará oportunidades, mejorará la productividad, reducirá costes y por supuesto hará mejorar también la atención al cliente, facilitando la resolución de incidencias.
La imagen corporativa se verá respaldada,, lo que supondrá el reconocimiento de la marca y la fidelidad de tus clientes.
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