Pensar en gestión documental, es pensar en organización, en control de acceso, en disponer de la información adecuada en el momento adecuado, eso es cultura documental.
Las empresas, independientemente de su tamaño, han de tener un sistema de gestión documental que les ayude a organizar su flujo documental para mejorar el rendimiento de su actividad, reducir costes y optimizar recursos.
Entre todos los aspectos a tener en cuenta, uno es decidir qué documentos son susceptibles de digitalizar/escanear y cuales no. Está claro que hay documentación mas sensible que otra, pero todos los documentos son susceptibles de digitalizarse por el simple hecho que son documentos que forman parte de la herencia documental de la empresa, bien por su valor legal o por su valor cultural.
Los principales motivos deben estar relacionados con:
– Uso de los documentos. Consultas, actualizaciones.
– Estados del documento según su ciclo de vida: activo, semiactivo o inactivo.
– Nivel de seguridad de acceso. LOPD.
– Normativa de conservación.
Desde eSeDeA tenemos el compromiso de aportar nuestra experiencia en proyectos de digitalización y escaneado masivo, captura de datos e integración con los sistemas ERP y crear CULTURA DOCUMENTAL.
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