La Administración Pública ya ha tomado conciencia que la gestión documental es un pilar importante en la transformación digital que vive en los últimos tiempos. La Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP) publicó hace tiempo un documento sobre recomendaciones para mejorar la eficiencia en la administración electrónica y me gustaría destacar entre todas, dos de ellas:
GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO ELECRÓNICO
RECOMENDACIÓN 39 Archivo Electrónico único.
Obligación de cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico único de los documentos que correspondan a procedimientos finalizados, así como la obligación de que estos expedientes sean conservados en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento. 13 La creación de este archivo electrónico único resulta compatible con la continuidad del Archivo Histórico Nacional que seguirá ejerciendo sus competencias en los términos previstos en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y su normativa de desarrollo.
RECOMENDACIÓN 40 Identificar y clasificar las series documentales desde el inicio del proceso
Con la aparición del documento electrónico, la clasificación de la documentación abarca un ámbito mucho más amplio que el del tradicional archivo documental en papel. Así pues conviene clasificar a priori toda la documentación aportada o de producción propia antes incluso de implementar cualquier sistema de tramitación electrónica.
Manifiesto: 100 recomendaciones de mejora para la administración electrónica
En octubre de 2018 entrará en vigor la nueva ley 40/2015 cuyo objetivo es implusar la transformación digital e ir adaptando las medidas previstas en el plan de Transformación Digital de la Administración General del Estado (3) que prevé que en el 2016 deberían estar digitalizados el 80% de los documentos, y para el 2017 alcanzar el 100%.
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