Muchas veces, las empresas creen que con sólo un buen programa informático van a resolver sus problemas de gestión documental, y no es así. La clave está en diseñar un buen sistema de gestión documental y posteriormente decidir que herramientas informáticas necesitamos para llevar a cabo esa labor.
Tener el mejor martillo, no garantiza clavar más clavos ni clavarlos mejor, hay que entender su funcionamiento y saber usarlo.
Atendiendo a las definiciones que nos facilita el Glosario de Preservacion Archivistica Digital v4.0, del UNAM, Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y de la Información, 2014, podremos entenderlo mejor:
sistema de gestión de documentos de archivo
Electronic Records Management System
s. Proviene de Electronic Records Management System
(erms). Conjunto de reglas que rigen la producción, almacenamiento, uso, mantenimiento y disposición de documentos de archivo de un productor, además de las herramientas y mecanismos usados para implementaresas reglas [Archivos]. Nótese que la gestión archivística abarca la elaboración, mantenimiento y preservación de documentos de archivo. Se le conoce también como “sistema de administración de documentos de archivo”.
sistema de información
information system
s. Una estructura basada en programas y equipos de cómputo que tiene como principal característica su capacidad de ofrecer información a sus usuarios [Informática].
La fusión de ambos aspectos, lo que se conoce como Sistema de Gestión Documental (SGD), es la base del éxito en un proyecto y realizar un buen análisis documental para llevar a cabo la planificación en el tratamiento de la información, nos ahorrará muchos quebraderos de cabeza y nos ayudará a la hora de tomar la decisión correcta.
La implicación a todos los niveles es otro aspecto muy importante para que el proyecto obtenga los resultados deseados, así como los mecanismos de control y evaluación que se deben realizar del SGD para su correcto aplicación.
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